"Связанные" документы

Одной из самых важных функциональных составляющих ТЦУ стало появление и поддержка контроля за связанными документами, что явилось логическим следствием наращивания мощи структурной модели базы данных ТЦУ.

Связанные, или встречные документы - это товарные и(или) кассовые документы по одной и той же торговой точке с одним и тем же контрагентом (клиентом), по которым проводится оплата или товарное движение при утверждении текущего документа. Варианты встречных документов: "приходная накладная по оптовой сумме (ПН) <--> расходная накладная по розничной сумме (РН)", "ПН <--> расходный кассовый ордер (РКО)", "приходный кассовый ордер (ПКО) <--> РКО", "ПКО <--> РН", "РКО <--> возвратная приходная накладная (ПНВ)", "ПНВ <--> РН"

При контроле за встречными документами появляется возможность отслеживать закрытие суммы оплаты по конкретному документу. При этом становится удобно анализировать взаиморасчеты с клиентами в целом по системе с учетом оплат каждого из документов для каждого клиента.

Чтобы объяснить нагляднее, рассмотрим вариант, когда клиент оплачивает накладную частично. А затем погашает остаток долга именно по определенному документу, породившему эту задолженность.

Создадим новую расходную накладную на клиента Марущак Р.Г. с торговой точки "Склад". Допустим, клиент берет 50 кг цитрусовых на общую сумму 305 грн:

Утверждаем накладную, щелкнув по кнопке "Провести" на ленте контекстного меню "Расходная накладная":

Поскольку клиент частично оплачивает данную расходную накладную (вносит 200 грн), создадим приходный кассовый ордер (ПКО). Для этого, находясь в этой же накладной, щелкнем кнопку "Оплатить" на ленте контекстного меню "Расходная накладная":

В качестве связанного документа указывается номер документа, по которому "закрывается" оплата. При открытии кассового ордера непосредственного из накладной автоматически указывается номер этой накладной. Вы можете исправить этот номер на другой, доступный из выпадающего списка и, тем самым, закрыть оплату по другому документу. В выпадающий список система автоматически вносит все документы, которые являются встречными для текущего и по которым оплата частично либо полностью не закрыта.

Также имеется возможность "отвязать" оплату (кнопка "Х"), но тогда расходная накладная окажется неоплаченной, да и к тому же в системе появится еще один документ, который будет требовать закрытия оплаты и искать для себя встречные документы - это приходный кассовый ордер.

Исправим сумму, подставленную системой на сумму, которую клиент реально вносит в кассу в качестве оплаты (200 грн) и утвердим ("проведем") ордер:

Чтобы увидеть результаты проводок в виде документов, щелкнем по кнопке "Полный список документов" ленты меню "Главная". Откроется полный список документов. В дереве торговых точек выберем точку "Склад" и в фильтре документов установим период просмотра - 04/10/2008.

Обратите внимание на значения полей "Сумма розничная" и "Сумма оплаты" в списке - они соответствуют значениям в примере. Если нажать на значок "+" в левой части строки, то увидим связанный документ для текущего документа. Связанных документов может быть несколько. Например, если расходная накладная оплачена двумя кассовыми ордерами.

Продолжим с нашим примером. Как было показано выше, клиент Марущак Р.Г. оплатил всего 200 грн и остается должен нам 105 грн. Допустим, он хочет закрыть свою задолженность и 06/10/2008 принес 105 грн, чтобы погасить оплату по накладной №20.

Создать приходный кассовый ордер можно двумя способами - какой будет удобнее, выбирайте сами:

На ленте меню "Создание" щелкнем кнопку "Касса" и в выпадающем списке выберем пункт "Поступления". В данном случае откроется пустая форма приходного кассового ордера. "Пустая" означает, что все поля ордера Вам придется заполнить самостоятельно - плательщик, получатель, статья, торговый агент (если есть), основание и, самое главное, документ, по которому закрывается оплата. Данный способ не является оптимальным для создания ПКО по оплате связанных документов. Однако он абсолютно равноценен второму способу и может применяться для этой операции.

Схема действий проста и напоминает рассмотренный выше пример по оплате клиентом накладной на сумму 200 грн. Сначала необходимо найти документ, по которому закрывается оплата способом, указанным выше (см. скриншот выше). Дважды щелкаем по расходной накладной. После открытия накладной на ленте в контекстном меню "Расходная накладная" щелкаем кнопку "Оплатить".

Обратите внимание - в поле "Сумма" автоматически подставилось значение суммы. Это разница между полной суммой накладной и суммой всех оплат этой накладной. Вы и в этот раз можете откорректировать сумму и внести меньшую. Но внести больше у вас не получится - система предупредит, что сумма текущего документа превышает сумму оплаты связанного документа.

После утверждения данного документа можно опять посмотреть на список документов:

Как видно, в полях "Сумма розничная" и "Сумма оплаты" значения сумм совпадают, что говорит о полном закрытии суммы оплаты по накладной №20. Если посмотреть на связанные документы для накладной №20, то увидим, что для нее связанными являются ПКО №1 и №3:

В перечне связанных документов двойной щелчок мышью откроет документ для просмотра. Очевидно, для каждого из связанных документов из перечня встречным документом будет являться накладная №20.

В данном примере мы рассмотрели самый распространенный, но и самый простой вариант закрытия оплат встречными документами. Как было описано в самом начале статьи, система поддерживает и более сложные схемы, когда оплата по товарному документу закрывается товарным документом, по кассовому документу - кассовым, а также комбинации таких документов.