У цій статті описуються особливості взаємодії фронт-офісної аплікації ShopDesk з системою ТЦУ.

Являючись незалежною аплікацією, Shopdesk працює безпосередньо з базою даних торгового комплексу (про встановлення та налаштування програми раніше було описано тут и тут).Завдяки цьому ShopDesk отримує доступ до інформації, актуальної на даний момент часу. Однак слід зазначити, що при роботі Shopdesk використовується тільки читання даних з бази. Він не вносить до бази даних інформацію про продажі. Для цього в ролі посередника використовується торговий сервер, який являє собою звичайну ТЦУ, що працює в спеціальному режимі. У цьому режимі користувачеві недоступний інтерфейс, що дозволяє працювати з документами, звітами і т.д. ТЦУ в режимі торгового сервера призначена виключно для обробки файлів чеків, сформованих ShopDesk.

У режимі роботи в якості торгового сервера ТЦУ не потребує ліцензування, оскільки застосовується тільки при використанні з ShopDesk. Як правило, для встановлення торгового сервера рекомендується виділити окремий комп'ютер, найбільш потужний. У разі автоматизації невеликого магазину можна поєднувати робоче місце і торговий сервер, але ця практика є далеко не найкращим рішенням. Для забезпечення коректної роботи торгової системи в цілому бажано звести до мінімуму ймовірність випадкового відключення торгового сервера і втручання в його роботу користувача.

Розглянемо схему спільної роботи ShopDesk, торгового сервера і ТЦУ.

Касир вносить товари в чек. При затвердженні чека ShopDesk створює і зберігає його у файл з розширенням GRR. Він містить у собі і в своєму імені всю інформацію, необхідну для перетворення чека в видаткову накладну в основний обліковій системі. Детальніше ознайомитися зі структурою GRR-файлів можна, звернувшись за посиланням.

GRR-файли поміщаються в спеціальний каталог, який може бути локальним або мережевим.

У налаштуваннях торгового сервера, в розділі "Посилання та шляхи», в параметрі «Шлях для імпорту касових чеків» необхідно вказати шлях до цього каталогу. Він повинен співпадати з «Каталогом вивантаження файлів GRR» в ShopDesk:

Рекомендується створювати каталог для обміну GRR​​-файлами на тому самому комп'ютері, на якому знаходиться торговий сервер.

Торговий сервер ТЦУ в процесі роботи періодично, кожні 10 секунд (параметр налаштовується), зчитує файли чеків і перевіряє їх коректність. Якщо при обробці файлу сталася помилка (наприклад, пошкоджена структура файлу і т.д.), він переноситься в підпапку ERR в папці GRR. Слід зазначити, що ТЦУ в режимі торгового сервера не може виводити повідомлення про помилку на екран. Всі повідомлення торгового сервера поміщаються в журнал повідомлень tcu2_server.log для подальшого аналізу адміністратором системи.

Якщо файл чека визнаний коректним, то в основній обліковій системі створюється видаткова накладна з реквізитами та переліком товарів з чека. Після цього створений документ затверджується. Якщо ціни в чеку були змінені в результаті знижки, наданої клієнту, то також формується акт переоцінки на дані товари.

У разі успішного затвердження видаткової накладної в системі створюється зустрічний документ - Прибутковий касовий ордер на суму чека, який теж затверджується. Таким чином, в ТЦУ створюється видаткова накладна і приймається по ній оплата в автоматичному режимі. Саме після цього моменту факт продажу товарів через облікову систему можна вважати таким, що відбувся. Прийнято говорити, що видаткова накладна і прибутковий касовий ордер утворюють чекову пару.

У випадку, якщо система в автоматичному режимі не змогла затвердити документ, то це означає, що в процесі затвердження відбулися критичні зауваження, які вимагають втручання користувача. Наприклад, для облікового запису касира недостатньо прав на проведення операцій з документами або вони обмежені. Нагадаємо, що для касира в основний обліковій системі (в картці користувача) повинні бути визначені наступні права:

1. Дозволяються створення, редагування та затвердження видаткових накладних.
2. Дозволяються створення, редагування та затвердження прибуткових касових ордерів.
3. Дозволена переоцінка товару.
4. Дозволене відвантаження товарів «у мінус».
5. Максимально припустима знижка повинна бути не менше максимально припустимої знижки за дисконтною карткою.
6. Дата затвердження чека повинна потрапляти в діапазон доступних дат, встановлений для касира.
7. Звернути увагу на режим Роздрібні ціни не нижче закупівельних.

У випадку, якщо деякі документи не були затверджені торговим сервером, необхідно зробити наступне:

1. Відкрити журнал tcu2_server.log і з його допомогою визначити, з яких причин не був затверджений даний документ.

2. Усунути цю причину.

3. Затвердити в ТЦУ документ самостійно. Якщо це була видаткова накладна, необхідно також провести по ній оплату вручну.

Формування звітів, за якими проводиться щоденна звірка з X- та Z-звітами робочого місця касира, допускається проводити після того як у переліку видаткових накладних та прибуткових касових ордерів не буде непроведених документів. Тобто всі документи, створені торговим сервером ТЦУ, повинні бути затверджені.

Більш докладно про формування звітів та проведення звірок йтиметься в наступній нашій статті.