В данной статье описываются особенности взаимодействия фронт-офисного приложения ShopDesk с системой ТЦУ.
Являясь независимым приложением, Shopdesk работает напрямую с базой данных торгового комплекса (об установке и настройке приложения ранее было описано здесь и здесь). Благодаря этому ShopDesk получает доступ к информации, актуальной на текущий момент времени. Однако следует отметить, что при работе Shopdesk используется только чтение данных из базы. Он не вносит в базу данных информацию о продажах. Для этого в роли посредника используется торговый сервер, который представляет собой обычную ТЦУ, работающую в специальном режиме. В этом режиме пользователю недоступен интерфейс, позволяющий работать с документами, отчетами и т.д. ТЦУ в режиме торгового сервера предназначена исключительно для обработки файлов чеков, сформированных ShopDesk.
В режиме работы в качестве торгового сервера ТЦУ не требует лицензирования, поскольку применяется только при использовании с ShopDesk. Как правило, для установки торгового сервера рекомендуется выделить отдельный компьютер, наиболее мощный. В случае автоматизации небольшого магазина можно совмещать рабочее место и торговый сервер, но эта практика является далеко не самым лучшим решением. Для обеспечения корректной работы торговой системы в целом желательно свести к минимуму вероятность случайного отключения торгового сервера и вмешательство в его работу пользователя.
Рассмотрим схему совместной работы ShopDesk, торгового сервера и ТЦУ.
Кассир вносит товары в чек. При утверждении чека ShopDesk создает и сохраняет его в файл с расширением GRR. Он содержит в себе и в своем имени всю информацию, необходимую для превращения чека в расходную накладную в основной учетной системе. Подробнее ознакомиться со структурой GRR-файлов можно, обратившись по ссылке.
GRR-файлы помещаются в специальный каталог, который может быть локальным или сетевым.
В настройках торгового сервера, в разделе «Ссылки и пути», в параметре «Путь для импорта кассовых чеков» необходимо указать путь к этому каталогу. Он должен совпадать с «Каталогом выгрузки файлов GRR» в ShopDesk:
Рекомендуется создавать каталог для обмена GRR-файлами на том же компьютере, на котором находится торговый сервер.
Торговый сервер ТЦУ в процессе работы периодически, каждые 10 секунд (параметр настраивается), считывает файлы чеков и проверяет их корректность. Если при обработке файла произошла ошибка (например, повреждена структура файла и т.д.), он переносится в подпапку ERR в папке GRR. Следует отметить, что ТЦУ в режиме торгового сервера не может выводить сообщения об ошибке на экран. Все сообщения торгового сервера помещаются в журнал сообщений tcu2_server.log для дальнейшего анализа администратором системы.
Если файл чека признан корректным, то в основной учетной системе создается расходная накладная с реквизитами и перечнем товаров из чека. После этого созданный документ утверждается. Если цены в чеке были изменены в результате скидки, предоставленной клиенту, то также формируется акт переоценки на данные товары.
В случае успешного утверждения расходной накладной в системе создается встречный документ – приходный кассовый ордер на сумму чека, который тоже утверждается. Таким образом, в ТЦУ создается расходная накладная и принимается по ней оплата в автоматическом режиме. Именно после этого момента факт продажи товаров через учетную систему можно считать состоявшимся. Принято говорить, что расходная накладная и приходный кассовый ордер образуют чековую пару.
В случае, если система в автоматическом режиме не смогла утвердить документ, то это означает, что в процессе утверждения произошли критические замечания, которые требуют вмешательства пользователя. Например, для учетной записи кассира недостаточно прав на проведение операций с документами либо они ограничены. Напомним, что для кассира в основной учетной системе (в карточке пользователя) должны быть определены следующие права:
- Разрешены создание, редактирование и утверждение расходных накладных.
- Разрешены создание, редактирование и утверждение приходных кассовых ордеров.
- Разрешена переоценка товара.
- Разрешена отгрузка товаров «в минус».
- Максимально допустимая скидка должна быть не менее максимально допустимой скидке по дисконтной карте.
- Дата утверждения чека должна попадать в диапазон доступных дат, установленный для кассира.
- Обратить внимание на режим Розничные цены не ниже закупочных.
В случае, если некоторые документы не были утверждены торговым сервером, необходимо сделать следующее:
1. Открыть журнал tcu2_server.log и с его помощью определить, по каким причинам не был утвержден данный документ.
2. Устранить данную причину.
3. Утвердить в ТЦУ документ самостоятельно. Если это была расходная накладная, необходимо также произвести по ней оплату вручную.
Формирование отчетов, по которым проводится ежедневная сверка с X- и Z-отчетами рабочего места кассира, допускается проводить после того как в перечне расходных накладных и приходных кассовых ордеров не будет непроведенных документов. Т.е. все документы, созданные торговым сервером ТЦУ, должны быть утверждены.
Более подробно о формировании отчетов и проведении сверок будет рассказано в следующей нашей статье.