Данная статья направлена, прежде всего, предпринимателям, учредителям компаний, которые заинтересованы в использовании качественного и надежного программного обеспечения для учета своей деятельности. Мы постарались изложить те критерии, которые на наш взгляд, отличают хорошие программы от программ посредственных. Пусть эта небольшая памятка послужит тем, кто стоит перед выбором, с каким программным обеспечением связать свою дальнейшую судьбу – судьбу своего бизнеса, а значит и судьбу собственную.
На этапе подбора программного обеспечения четко просматриваются несколько факторов, которым уделяется первостепенное внимание. Это, прежде всего, набор возможностей. Может ли система решать необходимые задачи учета? Немаловажный вопрос – вопрос простоты обучения и использования. Эти вопросы рассматриваются на этапе подбора ПО, и ответы на них можно получить достаточно быстро. Но есть один важный фактор, который проявляется только через время, когда учетная система уже запущена в эксплуатацию, и является неотъемлемой частью работающего бизнеса. Этот фактор напрямую связан с надежностью системы - стоимость эксплуатации.
Не секрет, что некоторые известные системы учета требуют постоянного обслуживания. Насколько это реально необходимо? Можно ли создать систему, которая не требует постоянных усилий по поддержанию своей работоспособности? Бывают ли системы учета, работая с которыми, не нужно постоянно платить за их использование обслуживающей компании, или приходящему специалисту?
Опыт нашей многолетней работы по созданию систем учета показывает, что создавшееся положение с необходимостью постоянной оплаты за сопровождение и обслуживание образовано искусственно. В этом заинтересованы как производители программ, так и компании, внедряющие данное ПО.
Зададим себе ряд простых вопросов. Сколько мы платим за обслуживание Microsoft Word или Microsoft Excel, или за обслуживание Windows? Применим ли термин «обслуживание» к данным программам? Ответ простой. Обслуживание таких систем происходит автоматически либо встроенными средствами самих программ, либо с помощью выпускаемых обновлений. На данный аргумент мы предвидим возражение – нельзя сравнивать программы общего пользования и специализированное ПО. Но в чем между ними разница? Очевидно, в количестве пользователей. Среди массовых программ (текстовые редакторы, интернет-браузеры, графические редакторы) очень сильна конкуренция, что подстегивает производителей данного ПО постоянно повышать как качество продуктов, так и качество обслуживания. Для систем учета, особенно на просторах бывшего СССР положение совсем иное. Ввиду отсутствия конкурентной среды, учетные системы дороги, качество их оставляет желать лучшего. Но самое главное – высока стоимость эксплуатационных расходов. Многократные контакты с внедряющими компаниями (компаний много, а ПО от одного производителя) позволяют проследить единую политику.
Можно выделить основные положения такой политики:
Потенциальному покупателю устраивают «презентацию» системы учета. При этом подчеркиваются «сильные» стороны ПО и замалчиваются слабые. Неудобные вопросы обходятся стандартными ответами – «Вам это никогда не понадобится», «так никто не делает» и т.д. В качестве самого сильного аргумента приводятся примеры внедрений в известных компаниях. При этом нет никакой возможности получить прямой отзыв от данных компаний, как о качестве продукта, так и о качестве обслуживания. В лучшем случае Вам покажут слащавый отзыв на WEB-странице компании-внедренца.
Как противостоять? Запросите номера телефонов и e-mail как можно большего количества сотрудников известной компании, у которой установлен продукт. Лучше всего заполучить контакты с владельцем бизнеса и со средним звеном. Если владелец бизнеса имеет смутное представление о той системе, которую он использует и отдал эту проблему на откуп топ-менеджерам, нет смысла интересоваться мнением топ-менеджеров. Либо они с этой системой не работают (работает более низкое звено), либо при внедрении получили «откат», а, возможно, то и другое одновременно. Самую качественную информацию можно получить от владельца бизнеса, который сам участвовал во внедрении. Это наиболее ценный опыт. В этом случае можно получить отзыв как о положительных сторонах продукта, так и об отрицательных.
Как правило, на сайтах компаний-внедренцев Вы не увидите возможности загрузить и оттестировать продукт на реальных данных самостоятельно. Скорее всего, не будет даже скриншотов. В беседах с представителями компаний будьте максимально конкретны, не упускайте мелочей, задавайте неудобные вопросы. Автор данной статьи имеет опыт работы в качестве независимого консультанта. На его замечание о том, что неправильно жестко привязывать автомобиль к маршруту доставки товара, поскольку на данный маршрут в разные дни могут выезжать разные автомобили (в зависимости от объема груза и наличия свободного транспорта), был получен ответ, поразивший своей простотой: «Я не Вам сдаю систему, и этот вопрос с Вами я обсуждать не намерен».
Компания-внедренец любит расписать подробный план работ с короткими и жесткими сроками. Не переживайте, эти сроки не будут соблюдаться. В договоре внедрения оговорите штрафные санкции за просрочку по тем или иным работам. Вы увидите, насколько будут сдвинуты сроки. Но скорее всего, ваше предложение по штрафным санкциям не захотят даже рассматривать.
С Вас потребуют от 25 до 50 процентов предварительной оплаты. Не платите ничего, пока не будут сданы все работы, причем сданы в срок. Если компания не станет начинать внедрение без предоплаты, прощайтесь, не колеблясь и не жалея. Только что Вы сохранили свои деньги и избавились от массы проблем.
Один из основных принципов у «внедренцев» выражен кратко и емко «Главное – Зайти». Они могут соглашаться на любые условия внедрения, но взять свое «на обслуживании». ПО для учета имеет очень важную особенность. Его относительно легко внедрить, но с него тяжело уйти. Переход на другую систему учета сопряжен со сбоями в работе всего бизнеса. Этап становления тяжел, могут быть ошибки в расчетах, остановки в работе и т.д. Страшны не только убытки, но и потеря репутации. Решиться на переход с одной учетной системы на другую тяжело, иногда просто невозможно. Этим активно пользуются компании-внедренцы. Если продукт слабый, то все необходимые доработки Вы будете оплачивать из своего кармана. Если продукт ненадежен, то все издержки Вы также понесете из своего кармана. И тут возникает парадоксальная ситуация. Чем хуже программное обеспечение, тем это выгоднее компании-внедренцу. Тем больше денег они из Вас выкачают. Как противостоять. Пусть Вам попытаются объяснить, за какие работы Вы должны вносить регулярную оплату. Скорее всего, Вам ответят стандартно, за определенное количество часов гарантированного обслуживания. Уточните, какие именно виды работ необходимо проводить в это время. Думаю, Вам станет все понятно.
Платное обучение. Еще один способ на Вас заработать. Вы не задумывались над тем, почему интерфейсы большинства учетных систем трудны для понимания, крайне не продуманы и неудобны? Как ни странно, но скорее всего, это не было сделано специально. Чтобы добиться такого результата, разработчикам нужно просто не особо напрягаться. В результате оказалось, что выгоднее обучать работе с программой за деньги, чем отработать качественный интерфейс. Обратной стороной той же проблемы является документация. Вам предложат коробку с книгами, описывающими стандартную «конфигурацию» продукта. Но если внедряющая компания «дописывала» программный код, разрабатывала собственные «модули», то качественную документацию по данным изменениям Вы не получите. Выгоднее продавать эту информацию за деньги, чем включить документацию в поставку.
Какой выход из создавшегося положения? Выход один – выбирать качественное программное обеспечение.
Определимся, какие критерии оценки качества в этом случае мы можем выделить.
Качественный интерфейс. Оценить удобство работы с программой можно достаточно быстро. Качественный интерфейс прост, его легко понимать, он близок к нашим естественным действиям. За что любят продукты компании Apple? За интерфейс. Можно назвать другие факторы, но именно интерфейс продуктов Apple приводил компанию к успеху. Если у программного продукта хороший и удобный интерфейс, значит и «внутри» продукт реализован качественно. Это говорит о том, что инженеры любят свой продукт и вкладывают в него все свои силы, знания, умения. В конце концов, продукт Вам должен просто понравиться, как нравятся действительно хорошие автомобили, мебель, картины или фильмы. Именно это ощущение отличает произведения искусства от просто «изделий».
Хороший сайт с простым и продуманным интерфейсом. Очень важны сразу несколько вещей. Проверьте сайт такой компании на эффект «заднего двора». Зайдите на сайт «поглубже». Посмотрите, все ли тексты написаны качественно, нет ли страниц «в разработке». Нет ли откровенных «ляпов» и ошибок.
Открытость компании. Опять же сайт. Можно ли загрузить и протестировать программный продукт без регистрации? Какова длительность оценочного периода? Осуществляется ли поддержка для незарегистрированных пользователей? Имеется ли возможность оставлять сообщения? Имеется ли форум пользователей? Если да – читайте и составляйте свое мнение. Это по-настоящему бесценная информация без рекламной шелухи и вкусовых добавок. Если Вам как пользователю на данном сайте негде высказаться, то знайте, перед Вами обычный рекламный сайт-визитка. Компания, предлагающая действительно успешный продукт, очень заинтересована в публикации реальных, не ангажированных мнений.
Прозрачная ценовая политика. Опубликованы ли на сайте цены на продукты, можете ли Вы сами оценить стоимость покупки программы? Если да, то отлично. Если Вам предлагается традиционное «звоните, обращайтесь, пишите», знайте, такая компания заинтересована только в одном – в Ваших деньгах. Если компания открыто публикует цены, то она обязана продать тот же продукт по одинаковой цене и владельцу «Мерседес» и владельцу «Запорожца». Кроме того, никакой речи об откатах идти не может, так как владелец компании-покупателя легко может проверить своего топ-менеджера, который отвечал за приобретение программы. И если цена на сайте производителя ПО окажется ниже, всегда можно, глядя в глаза, спросить - «почему»?
Простота установки. Загрузил, установил, запустил. Если на сайте нет прямой ссылки на загрузку, и до установки Вам предлагают сначала провести «презентацию», знайте, к Вам хотят «зайти».
Сопроводительная документация. Качественная подробная справка в электронном виде по F1 прямо из программы. Сайт с сопроводительными статьями. Форум где отвечают быстро, качественно и по сути. Коробка с 5 кг бумажной документации – это анахронизм, прошлый век. И преследует только одно желание – подчеркнуть «статус» продукта. Вот, мол, какие мы «крутые». А то, что ради пяти таких коробок было уничтожено здоровое живое дерево, которое давало дышать Вам и Вашим детям, об этом скромно умалчивается. Это варварство.
Бесплатная техническая поддержка. Некачественный продукт будет постоянно отвлекать значительные (временные и финансовые) ресурсы разработчика на поддержание системы в исправном рабочем состоянии. В этом случае, расходы на такую поддержку разработчик неизбежно постарается переложить на плечи пользователя. Для компании, которая выпускает качественный продукт, доля расходов на техническую поддержку незначительна. Пользователи редко обращаются за поддержкой, у них все работает без сбоев месяцами и годами. Такая компания может позволить себе оказывать техническую поддержку бесплатно.
Также необходимо заметить, что не существует идеальных продуктов и систем. Каждая система обладает как своими достоинствами, так и недостатками. Но в хороших системах достоинства всегда имеют значительный перевес. Хорошие программы всегда развиваются в направлении увеличения достоинств и сокращения недостатков.