Дана стаття спрямована, насамперед, підприємцям, засновникам компаній, які зацікавлені у використанні якісного і надійного програмного забезпечення для обліку своєї діяльності. Ми постаралися викласти ті критерії, які на наш погляд, відрізняють хороші програми від програм посередніх. Нехай ця невелика пам'ятка послужить тим, хто стоїть перед вибором, з яким програмним забезпеченням пов'язати свою подальшу долю - долю свого бізнесу, а відтак і долю власну.
На етапі підбору програмного забезпечення чітко проглядаються кілька чинників, яким приділяється першочергова увага. Це, перш за все, набір можливостей. Чи може система вирішувати необхідні завдання обліку? Немаловажне питання - питання простоти навчання та використання. Ці питання розглядаються на етапі підбору ПО, і відповіді на них можна отримати досить швидко. Але є один важливий фактор, який проявляється тільки через час, коли облікова система вже запущена в експлуатацію, і є невід'ємною частиною працюючого бізнесу. Цей фактор безпосередньо пов'язаний з надійністю системи - вартість експлуатації.
Не секрет, що деякі відомі системи обліку вимагають постійного обслуговування. Наскільки це реально необхідно? Чи можна створити систему, яка не вимагає постійних зусиль з підтримання своєї працездатності? Чи бувають системи обліку, працюючи з якими, не потрібно постійно платити за їх використання обслуговуючої компанії, або спеціалісту що приходить?
Досвід нашої багаторічної роботи зі створення систем обліку показує, що становище з необхідністю постійної оплати за супровід та обслуговування утворено штучно. У цьому зацікавлені як виробники програм, так і компанії, які впроваджують дане ПЗ.
Задамо собі ряд простих питань. Скільки ми платимо за обслуговування Microsoft Word або Microsoft Excel, або за обслуговування Windows? Чи застосуємо термін «обслуговування» до даних програм? Відповідь проста. Обслуговування таких систем відбувається автоматично або вбудованими засобами самих програм, або за допомогою випущених оновлення. На даний аргумент ми передбачаємо заперечення - не можна порівнювати програми загального користування та спеціалізоване ПО. Але в чому між ними різниця? Очевидно, в кількості користувачів. Серед масових програм (текстові редактори, інтернет-браузери, графічні редактори) дуже сильна конкуренція, що підстьобує виробників даного ПЗ постійно підвищувати як якість продуктів, так і якість обслуговування. Для систем обліку, особливо на теренах колишнього СРСР ситуація зовсім інше. Зважаючи на відсутність конкурентного середовища, облікові системи дороги, якість їх залишає бажати кращого. Але найголовніше - висока вартість експлуатаційних витрат. Багаторазові контакти з впроваджують компаніями (компаній багато, а ПЗ від одного виробника) дозволяють простежити єдину політику.
Можна виділити основні положення такої політики:
Потенційному покупцеві влаштовують «презентацію» системи обліку. При цьому підкреслюються «сильні» сторони ПЗ і замовчуються слабкі. Незручні питання обходяться стандартними відповідями - «Вам це ніколи не знадобиться», «так ніхто не робить» і т.д. В якості самого сильного аргументу наводяться приклади впроваджень у відомих компаніях. При цьому немає ніякої можливості отримати прямий відгук від даних компаній, як про якість продукту, так і про якість обслуговування. У кращому випадку Вам покажуть солодкавий відгук на WEB-сторінці компанії-впроваджувача.
Як протистояти? Запитайте номера телефонів та e-mail як можна більшої кількості співробітників відомої компанії, у якій встановлено продукт. Найкраще роздобути контакти з власником бізнесу і з середньою ланкою. Якщо власник бізнесу має туманне уявлення про ту систему, яку він використовує і віддав цю проблему на відкуп топ-менеджерам, немає сенсу цікавитися думкою топ-менеджерів. Або вони з цією системою не працюють (працює нижча ланка), або при впровадженні отримали «відкат», а, можливо, те й інше одночасно. Найякіснішу інформацію можна отримати від власника бізнесу, який сам брав участь у впровадженні. Це найбільш цінний досвід. У цьому випадку можна отримати відгук як про позитивні сторони продукту, так і про негативні.
Як правило, на сайтах компаній-впроваджувачів Ви не побачите можливості завантажити та відтестувати продукт на реальних даних самостійно. Швидше за все, не буде навіть скріншотів. У бесідах з представниками компаній будьте максимально конкретні, не втрачайте дрібниць, задавайте незручні питання. Автор цієї статті має досвід роботи в якості незалежного консультанта. На його зауваження про те, що неправильно жорстко прив'язувати автомобіль до маршруту доставки товару, оскільки на даний маршрут в різні дні можуть виїжджати різні автомобілі (залежно від обсягу вантажу, наявності вільного транспорту), була отримана відповідь, що вразила своєю простотою: «Я не вам здаю систему, і це питання з Вами я обговорювати не має наміру ».
Компанія-впроваджувач любить розписати детальний план робіт з короткими і жорсткими термінами. Не переживайте, ці терміни не будуть дотримані. У договорі впровадження обговоріть штрафні санкції за прострочення з тих чи інших робіт. Ви побачите, наскільки будуть зрушені терміни. Але швидше за все, вашу пропозицію по штрафним санкціям не захочуть навіть розглядати.
З Вас вимагатимуть від 25 до 50 відсотків попередньої оплати. Не платите нічого, поки не будуть здані всі роботи, причому здані в строк. Якщо компанія не стане починати впровадження без передоплати, прощайтеся, не вагаючись і не шкодуючи. Щойно Ви зберегли свої гроші і позбулися маси проблем.
Один з основних принципів у «внедренцев» виражений коротко і ємно «Головне - Зайти». Вони можуть погоджуватися на будь-які умови впровадження, але взяти своє «на обслуговуванні». ПО для обліку має дуже важливу особливість. Його відносно легко впровадити, але з нього важко піти. Перехід на іншу систему обліку пов'язаний зі збоями в роботі всього бізнесу. Етап становлення важкий, можуть бути помилки в розрахунках, зупинки в роботі і т.д. Страшні не тільки збитки, але і втрата репутації. Зважитися на перехід з однієї облікової системи на іншу важко, іноді просто неможливо. Цим активно користуються компанії-внедренца. Якщо продукт слабкий, то всі необхідні доопрацювання Ви будете оплачувати зі своєї кишені. Якщо продукт ненадійний, то всі витрати Ви також понесете зі своєї кишені. І тут виникає парадоксальна ситуація. Чим гірше програмне забезпечення, тим це вигідніше компанії-внедренца. Тим більше грошей вони з Вас викачають. Як протистояти. Нехай Вам спробують пояснити, за які роботи Ви повинні вносити регулярну оплату. Швидше за все, Вам дадуть відповідь стандартно, за певну кількість годин гарантованого обслуговування. Уточніть, які саме види робіт необхідно проводити в цей час. Думаю, Вам стане все зрозуміло.
Платне навчання. Ще один спосіб на Вас заробити. Ви не замислювалися над тим, чому інтерфейси більшості облікових систем важкі для розуміння, вкрай не продумані і незручні? Як не дивно, але швидше за все, це не було зроблено спеціально. Щоб домогтися такого результату, розробникам потрібно просто не особливо напружуватися. У результаті виявилося, що вигідніше навчати роботі з програмою за гроші, ніж відпрацювати якісний інтерфейс. Зворотною стороною тієї ж проблеми є документація. Вам запропонують коробку з книгами, що описують стандартну «конфігурацію» продукту. Але якщо впроваджувальна компанія «дописувала» програмний код, розробляла власні «модулі», то якісну документацію за даними змін Ви не отримаєте. Вигідніше продавати цю інформацію за гроші, ніж включити документацію в поставку.
Який вихід із становища? Вихід один - вибирати якісне програмне забезпечення.
Визначимося, які критерії оцінки якості в цьому випадку ми можемо виділити.
Якісний інтерфейс. Оцінити зручність роботи з програмою можна досить швидко. Якісний інтерфейс простий, його легко розуміти, він близький до наших природних дій. За що люблять продукти компанії Apple? За інтерфейс. Можна назвати інші фактори, але саме інтерфейс продуктів Apple приводив компанію до успіху. Якщо у програмного продукту хороший і зручний інтерфейс, значить і «всередині» продукт реалізований якісно. Це говорить про те, що інженери люблять свій продукт і вкладають в нього всі свої сили, знання, вміння. Зрештою, продукт Вам повинен просто сподобатися, як подобаються дійсно хороші автомобілі, меблі, картини або фільми. Саме це відчуття відрізняє твори мистецтва від просто «виробів».
Хороший сайт з простим і продуманим інтерфейсом. Дуже важливі відразу кілька речей. Перевірте сайт такої компанії на ефект «заднього двору». Зайдіть на сайт «глибше». Подивіться, чи всі тексти написані якісно, чи немає сторінок «в розробці». Чи немає відвертих «ляпів» і помилок.
Відкритість компанії. Знову ж сайт. Чи можна завантажити і протестувати програмний продукт без реєстрації? Яка тривалість оціночного періоду? Чи здійснюється підтримка для незареєстрованих користувачів? Чи є можливість залишати повідомлення? Чи існує форум користувачів? Якщо так - читайте і складайте свою думку. Це по-справжньому безцінна інформація без рекламного лушпиння і смакових добавок. Якщо Вам як користувачеві на цьому сайті ніде висловитися, то знайте, перед Вами звичайний рекламний сайт-візитка. Компанія, що пропонує дійсно успішний продукт, дуже зацікавлена ??у публікації реальних, не ангажованих думок.
Прозора цінова політика. Чи опубліковані на сайті ціни на продукти, чи можете Ви самі оцінити вартість покупки програми? Якщо так, то відмінно. Якщо Вам пропонується традиційне «дзвоніть, звертайтесь, пишіть», знайте, така компанія зацікавлена ??тільки в одному - у Ваших грошах. Якщо компанія відкрито публікує ціни, то вона зобов'язана продати той самий продукт за однаковою ціною і власнику «Мерседес» і власнику «Запорожця». Крім того, ніякої мови про відкати йти не може, тому що власник компанії-покупця легко може перевірити свого топ-менеджера, який відповідав за придбання програми. І якщо ціна на сайті виробника ПО виявиться нижче, завжди можна, дивлячись в очі, запитати - «чому»?
Простота установки. Завантажив, встановив, запустив. Якщо на сайті немає прямого посилання на завантаження, і до встановлення Вам пропонують спочатку провести «презентацію», знайте, до Вас хочуть «зайти».
Супроводжувальна документація.Якісна докладна довідка в електронному вигляді по F1 прямо з програми. Сайт з супровідними статтями. Форум, де відповідають швидко, якісно і по суті. Коробка з 5 кг паперової документації - це анахронізм, минуле століття. І переслідує тільки одне бажання - підкреслити «статус» продукту. Ось, мовляв, які ми "круті". А те, що заради п'яти таких коробок було знищено здорове живе дерево, яке давало дихати Вам і Вашим дітям, про це скромно замовчується. Це варварство.
Безкоштовна технічна підтримка. Неякісний продукт буде постійно відвертати значні (часові та фінансові) ресурси розробника на підтримку системи в справному робочому стані. У цьому випадку, витрати на таку підтримку розробник неминуче намагатиметься перекласти на плечі користувача. Для компанії, яка випускає якісний продукт, частка витрат на технічну підтримку незначна. Користувачі рідко звертаються за підтримкою, у них все працює без збоїв місяцями і роками. Така компанія може дозволити собі надавати технічну підтримку безкоштовно.
Також необхідно зауважити, що не існує ідеальних продуктів і систем. Кожна система має як свої переваги, так і недоліки. Але в хороших системах переваги завжди мають значну перевагу . Хороші програми завжди розвиваються в напрямку збільшення переваг та скорочення недоліків.