Незважаючи на те, що ТЦУ Старт - це складська програма, яка дозволяє враховувати всі стандартні товарні операції, в ТЦУ Старт відсутній модуль касових операцій. Наскільки важливі касові операції, які переваги вони дають, які можливості розкриваються перед користувачем?

Ведення грошових операцій.

З'являється можливість формувати два основних типи касових документів - прибутковий касовий ордер і видатковий касовий ордер. Таким чином ми можемо відобразити саму суть торгової операції:

a) при купівлі товару формуємо прибуткову накладну на товар, і формуємо видатковий касовий ордер на оплату даної закупки;
б) при продажу товару формуємо видаткову накладну на товар, що відвантажується і формуємо прибутковий касовий ордер, за яким покупець з нами розраховується.

Варто також відзначити ще один важливий момент. Крім руху грошей у результаті торгових операцій, є ще цілий клас фінансових документів, який необхідно відслідковувати в обліковій системі. Це усілякі накладні витрати, пов'язані з комерційною діяльністю.

Перелічимо найбільш важливі з них:

1. Виплата заробітної плати
2. Оренда приміщення
3. Комунальні платежі (електроенергія, газ, опалення й т.д.)
4. Всілякі планові та непланових витрати (ремонти, відрядження, бензин/дизпаливо, тощо).

Виникає питання - як організувати облік касових операцій не просто загальної купою документів, a щоб їх можна було чітко класифікувати за певного типу. Через деякий час користувач ТЦУ захоче дізнатися, скільки грошей було витрачено, наприклад, з початку року, на електроенергію, яка сума була виплачена у вигляді зарплат співробітникам, як зросли витрати на бензин і т.д.

Саме розумне рішення - мати для документів спеціальні, чітко визначені мітки або ознаки, за якими можна проводити відбір документів, їх підсумувати і виводити ці суми в вигляді результатів. У ТЦУ для цієї мети служать статті руху (Вкладка «Довідники» -> «Статті»). Відкриємо довідник статей і введемо необхідні нам статті руху документів. На даному прикладі изображен довідник статей з тестової бази даних.

Статті можуть бути додані або змінені. Кількість статей нічим не обмежена. Зверніть також увагу, що статті можуть бути активними або пасивними. Подивимося, яка між ними різниця. Затвердження документа із заданою активної статтею призводить до зміни суми контрагента за взаєморозрахунки, затвердження документа з пасивної статей не призводить до зміни суми контрагента по взаєморозрахунки. Коли і які статті потрібно застосовувати? Якщо ми платимо за електроенергію - це пасивна стаття. Якщо ми виплачуємо відрядження - це пасивна стаття. Якщо ми оплачуємо закупівлю товару - це активна стаття, якщо нам платять за відвантаження товару - це теж активна стаття. Насправді, пасивні статті слугують тільки для спрощення обліку. Ідеально правильно - сплатити за бензин за активною статтею (у АЗС перед нами виникає заборгованість), прибутковою накладною прийняти на склад бензин (АЗС погашає свою заборгованість відвантаженим для нас бензином), а потім актом перерахунку залишків цей бензин списати (із зазначенням підстави, на які цілі, кому і куди). Щоб спростити облік, ми просто робимо виплату грошей на АЗС за бензин (видатковий касовий ордер) за пасивною статтею. Заборгованість АЗС не змінюється (як правило, вона нульова), ми в свою чергу цей бензин використовуємо. Факт закупівлі бензину і його використання підтверджується самим видатковим касовим ордером. Теж стосується і зарплати співробітників. Співробітники вводяться в довідник клієнтів ТЦУ, для чого зручно створити окрему групу клієнтів «Співробітники». На них здійснюється виплата зарплат з пасивної статті «Зарплата».

Розглянемо тепер роботу документів, проведених за активним статтями на прикладі продажу товару.

формуємо видаткову накладну із зазначенням активної статті «Продаж товару» (назва статті може бути довільним, і вказано як приклад), із зазначенням покупця. Проводимо видаткову накладну, тиснемо на значок «Сплатити» в контекстної вкладці видаткової накладної. Автоматично буде створений прибутковий касовий ордер, який буде містити всі необхідні відомості для оплати. Сума оплати може бути змінена. Проведемо його з тієї ж статті «Продаж товару» (стаття може бути вказана інша, але вона теж повинна бути активною). У цьому випадку буде зроблена оплата товару покупцем повністю (якщо вказана вся сума накладної в касовому ордері) або частково, якщо казана тільки частину суми накладної.

Подивимося, як зробити аналіз нашої комерційної діяльності в розрізі статтей.

Відкриємо «Майстер звітів» (Вкладка «Головна» -> «Майстер звітів») і виберемо звіт «Касові обороти», у фільтрі зазначимо цікавлять нас статті.

Натиснемо на кнопку «Готово».

Отримаємо звіт.

Вибірка з будь-якої зі статтей руху (можна вказати кілька статтей) дозволить вам отримувати відповіді на багато цікавих для вас питань.

Товари продаємо, гроші в касу надходять, що ж відбувається на стику двох цих процесів?

Ми плавно підходимо до наступної цікавої теми -- взаєморозрахунки.

Взаєморозрахунки - це просто. Продали товару на 100 грн. клієнту Миколі, заплатив нам Микола 80 грн, і ще 20 грн. он він залишився винен. Чи потрібно в ТЦУ для відстеження заборгованості клієнта вживати якісь спеціальні дії? Ні, не потрібно. Взаєморозрахунки з постачальниками та покупцями в ТЦУ відстежуються автоматично. Подивимося, як це відбувається.

Додамо нового клієнта в довідник (Вкладка «Довідники» -> «Довідник клієнтів» -> «Введення нового»).

Зазначемо реквізити і перейдемо на вкладку «Дані для розрахунків ».

На даній вкладці ми можемо здійснювати контроль заборгованості клієнта за терміном заборгованості і по сумі заборгованості.

Розгляньте період відстрочки на 30 днів, неможливо буде відвантажити наступну накладну, якщо клієнт в протягом 30 днів не погасив заборгованість за попередньою накладною.

Розгляньте максимальну суму заборгованості, наприклад, у 1000 грн., Оператор не зможе відвантажити накладну, сума якої перевищить 1000 грн.

Контроль за датами і по сумі дозволить Вам поставити взаємини з покупцями та постачальниками під чіткий контроль, дозволить легко відслідковувати поточні заборгованості і не перевищувати загальної допустимої суми заборгованості по всім клієнтам в цілому. Це особливо актуально для підприємств, які здійснюють оптову торгівлю з відстрочкою оплат за поставки товару.

Спробуємо відвантажити товар на нашого клієнта на суму 100 грн і взяти в рахунок даної накладної два оплати в 60 і 30 грн.

Для цього створюємо нову видаткову накладну, заганяємо товар на 100 грн і затверджуємо її.

Після того, як накладна затверджена, натисніть на кнопку «Оплатити».

автоматично буде створений і відкритий прибутковий касовий ордер на суму 100 грн. Виправимо суму від 100 грн. на 60 грн. (ну немає у клієнта таких грошей ...) і проведемо касовий ордер.

Повернемося в видаткову накладну - знову натисніть на значок «Сплатити». Буде створено ще один прибутковий касовий ордер з сумою 40 грн. (залишається несплаченим сума з даної накладної). Змінимо суму на 30 грн. і проведемо касовий ордер.

Саме час подивитися картку клієнта за взаєморозрахунки. Існує кілька способів відкриття картки клієнта по взаєморозрахунків. В загальному випадку на вкладці «Головна» натискаємо на кнопку «Взаєморозрахунки», відкриється список клієнтів, в якому ми вибираємо потрібного клієнта і відкриваємо його картку. У нашому випадку є набагато більш швидкий спосіб. Перебуваючи в нашій видаткової накладної, натисніть на кнопку «Взаєморозрахунки». Відкриється картка клієнта по взаєморозрахунку.

Тут ми бачимо весь документальний рух з точки зору клієнта. Якщо виникають будь-які спори, питання, зауваження -- все це дуже легко розв'язати простим відкриттям картки. Якщо картку потрібно роздрукувати, це легко зробити, натиснувши на кнопку принтера в контекстної вкладці.

До речі, ви ніколи не звертали уваги на «+» навпроти кожної видаткової накладної в списку витратних накладних? Відкрийте список видаткових накладних, виділіть нашу накладну та натисніть «+».

Розкриються оплати, які пов'язані з даною накладною, в рахунок якої вони надійшли. Таким чином, ми можемо бачити не лише загальну суму заборгованості клієнта, але й суми оплат за кожною накладною, як оплати закривали наші накладні.

Розповісти про всі можливості системи оплат і взаєморозрахунків в цьому листі не вбачається можливим через обмежень на його обсяг. В подальшому СофтКБ буде регулярно висвітлювати тематику практичного використання ТЦУ, по мірі накопичення питань користувачів, оцінки їх важливості та актуальності.

Якщо Вас зацікавили можливості ТЦУ Стандарт, а в даний момент ви використовуєте ТЦУ Старт, то перейти до редакції ТЦУ Стандарт зовсім нескладно. Для цього на вкладці «Розширити можливості» натисніть на значок «ТЦУ Стандарт». Зареєструвати ТЦУ Стандарт можна на нашому сайті http://andriy.co/shop