Установка, первый запуск и работа с "ShopDesk" (для Windows)

Author:   Mukan Andriy, mukan@andriy.co

Установка приложения и первый запуск

Загрузите дистрибутив приложения и откройте его.

Инсталляция приложения стандартна и вопросов у пользователей не вызывает. Для успешной установки вы должны обладать правами администратора.

Следуйте дальнейшим инструкциям.

 

После окончания установки запустите приложение.

 

 

Первый запуск

Для входа используется имя пользователя и пароль учетной записи кассира из основной учетной системы. В тестовой базе данных имя пользователя - тест, пароль - тест

Если логин и пароль введены правильно, откроется главная форма приложения.

В дальнейшем следует помнить, что в ShopDesk используется развитая система прав доступа, взаимодействующая с основной учетной системой. Если кассир будет ограничен в одном из нижеперечисленных прав, то вход в кассу ему будет запрещен. Должны быть разрешены следующие операции (в основной учетной системе):

  • Создание, редактирование и утверждение расходных накладных
  • Создание, редактирование и утверждение приходных кассовых ордеров
  • Переоценка товара
  • Отгрузка товаров "в минус"

Чтобы кассир имел возможность вносить и выносить средства из кассы, печатать X- и Z-отчеты, ему необходимо иметь разрешение на доступ к итогам по кассе

Если у пользователя нет доступа к одной из операций, перечисленных выше, но есть право на доступ к итогам по кассе, приложение откроет ему только форму с итогами по кассе.

Если вход осуществил кассир с полным перечнем прав, но при этом касса была ранее (после формирования Z-отчета) открыта другим кассиром, то новый кассир не сможет работать на данном рабочем месте до тех пор, пока предыдущий кассир не закроет смену (не сделает Z-отчет) либо вместо него этого не сделает другой пользователь с доступом к итогам по кассе.

Если вход в ShopDesk осуществил пользователь, не имеющий полного перечня вышеперечисленных прав, но он является администратором учетной системы, то приложение откроет ему только форму с настройками приложения.

Не забывайте - права пользователей делегируются на РМК из основной учетной системы. Эти и другие права пользователей устанавливает администратор учетной системы.

 

 

Работа с приложением

Курсор находится в поле "Штрих-код". Отсканируйте либо введите сканером штрих-код товара. В тестовой базе данных есть несколько товаров со штрих-кодами - вы можете увидеть их на следующей картинке. Если необходимо отредактировать количество товара – нажмите на клавиатуре курсорную клавишу "Вверх", введите количество и нажмите кнопку "Enter"

Если ввод чека закончен, нажмите кнопку на клавиатуре "F2"

В поле "Получено от клиента" введите сумму, которую дает покупатель. Для исключения механических ошибок, которые может допустить кассир при приеме оплаты, кнопка "Провести накладную" будет не активна, если сумма полученных средств от клиента меньше суммы оплаты.

При "проводке" (утверждении) будет распечатан чек (пример 80-мм чека):

 

 

Настройки приложения

Для доступа к настройкам в главной форме щелкните пункт меню Настройки - Настройки ShopDesk

Используйте имя пользователя и пароль администратора учетной системы. В тестовой базе данных имя пользователя - тест, пароль - тест

  • Строка подключения - строка подключения к базе данных, формируемая с помощью диалога "Свойства связи с данными". Диалог вызывается с помощью кнопки "...". Подключение к БД описано в разделе справки Диалог "Свойства связи с данными"
  • Получатель товара по умолчанию - покупатель, на которого будет сформирована расходная накладная. Как правило, используется абстрактный покупатель "Розница"
  • Статья - группа движений товаров и денег. Подробнее о статьях - http://andriy.co/helptcu/35000.htm#anc_articles
  • Каталог выгрузки файлов GRR - локальный либо сетевой каталог, в котором накапливаются файлы-чеки продаж. Каждый утвержденный чек на рабочем месте кассира представляет собой файл с расширением  "grr", описывающий детали чека. Эти файлы записываются в некий каталог, из которого сервер продаж ТЦУ их затем считывает и осуществляет необходимые проводки. Сервер продаж должен "смотреть" в этот же каталог – зайдите в настройки сервера продаж, раздел "Ссылки и пути", параметр "Путь для импорта кассовых чеков", укажите этот же каталог. Каталог может быть сетевым, например, \\Server\C\grr. Подробнее о формате файла GRR в разделе справки Файлы GRR
  • Название магазина, адрес магазина - реквизиты магазина на распечатываемом чеке.
  • Разрешить печать нефискальных чеков - включение либо отключение печати чеков по каждому утвержденному чеку (накладной).
  • Ширина чека - выбор размера чека для разных типов принтеров.
  • Разрешить печать фискальных чеков - разрешает либо запрещает печать фискальных чеков. Если торговая точка является фискальной (в списке доступных торговых точек установлено "Фискальная - да") и к кассовому рабочему месту подключен фискальный регистратор, установленный флажок разрешит печать фискальных чеков. Обратите внимание - для печати фискальных чеков требуется:
    1. Установка данного флажка.
    2. Торговая точка должна быть фискальной.
    3. Чек должен утверждаться как фискальный.
  • Фискальный регистратор - тип фискального регистратора
  • COM порт - порт, к которому подключен фискальный регистратор
  • Разрешить удаление строк и очистку чека - при установленном флажке кассиру разрешено удалять строки из чека и очищать чек (до утверждения чека). При снятом флажке данные операции запрещены
  • Требовать основания при удалении - при удалении строк и очистке чека (до утверждения чека) кассиру будет предложено ввести основание для удаления. Данное основание будет сохранено в журнале действий кассира.
  • Разрешить отгрузку товаров "в минус" - установленный флажок запрещает включение в чек товара, у которого нулевой либо отрицательный остаток по данным учетной системы. Это право работает в рамках другого (родительского) права кассира, имеющего сходное название и описанное в разделе справки Структура базы db_gate и без которого работа кассира с приложением невозможна вообще.
  • Список доступных торговых точек для РМК - в данном списке находятся те торговые точки, которые обслуживаются рабочим местом кассира. Т.е., продажа товара возможна только с этих торговых точек, товары остальных торговых точек будут недоступны. Чтобы добавить точку, нажмите кнопку "Добавить" и выберите в списке необходимую торговую точку. Также, если необходимо, отметьте ее как фискальную и сохраните выбор. Если в списке доступных торговых точек будут точки без названия, это означает, что данная торговая точка отсутствует в подключенной базе данных (возможно, она осталось от предыдущей БД) и ее необходимо удалить. Удалите с помощью кнопки "Удалить", предварительно выделив ее в списке. Учтите, торговую точку можно удалить только в том случае, если остаток в кассах (фискальной и нефискальной) равен 0.

 

 

Ведение кассы. Внос, вынос средств. Кассовые отчеты.

Рабочее место кассира ShopDesk ведет учет выручки по всем доступным торговым точкам. Кроме подсчета сумм по каждому чеку имеется возможность осуществить внос средств (например, в начале смены вносится "разменная монета", а также в течение рабочего дня произвольное количество раз и сумм), а также вынос средств (при закрытии смены либо в течение рабочего дня столько, сколько будет необходимо).  Все эти операции будут отображены в Х-отчете, который можно неоднократно делать в течение рабочего дня. Чтобы открыть кассу, необходимо в меню выбрать пункт "Работа с кассами":

Остаток нефискальной кассы торговой точки "Магазин САМ" составляет 85,10 (в примере - это сумма выручки за смену). Чтобы внести сумму в кассу, выделите в списке торговую точку и нажмите кнопку "Внос средств". Например, внесем сумму 50,00 грн в нефискальную кассу торговой точки "Магазин САМ":

После вноса суммы остаток нефискальной кассы торговой точки "Магазин САМ" увеличится на 50 грн (до 135,10 грн).

Можно выпустить Х-отчет, в котором будет отражена данная операция.

Если Х-отчет можно делать неоднократно в течение рабочего дня, то Z-отчет делается однократно, в конце смены. Он представляет собой итоговые значения по всем операциям, сделанным в течение смены: сумма всех вносов, сумма выручки и сумма всех выносов. При выпуске этого отчета в системе удаляются все "проводки", т.е. информация о проданных товарах, выпущенных чеках, операциях по вносу и выносу средств. Рабочее место кассира подготавливается к работе новой смены. Кроме того, выпуск этого отчета требует нулевого остатка во всех кассах.

Подготовим кассы для закрытия смены – вынесем остаток средств (135,10 грн) из нефискальной кассы торговой точки "Магазин САМ".

После того как остаток в кассе стал равен нулю, можно сделать Z-отчет. Нажмите кнопку "Печать отчетов", сделайте Х-отчет, затем "Z-отчет". Отчет будет выведен на печать:

 

 

Поддержка дисконтных карт

Тесная интеграция приложения с основной учетной системой ТЦУ позволяет вести гибкую ценовую политику в отношении клиентов, т.е. предоставлять покупателям скидку. Скидка назначается каждому клиенту индивидуально в карточке товара бэк-офисной учетной системы ТЦУ:

Следует заметить, что скидка по чеку осуществляется только при использовании дисконтной карты, в ручном режиме кассир не имеет возможность исправить розничные цены.

Рассмотрим на примере, как действует дисконтная карта. Введем товары в чек:

Чтобы ввести дисконтную карту, нажмите кнопку "F9". Отсканируйте сканером либо введите вручную номер карты.

 

 

Быстрый доступ к штрих-кодам

Практика показывает, что у кассира на рабочем месте, помимо продажи товара с полок, активно проводятся продажи сопутствующих товаров, таких как пакеты (разных размеров) либо других товаров, имеющих и не имеющих штрих-коды (хлеб, сигареты, жвачки, шоколадки). При этом для оперативности кассиру было бы удобно иметь инструмент, который позволял бы быстро вводить в чек тот или иной товар.

В ShopDesk имеется возможность закреплять за кнопками обычной клавиатуры штрих-коды. Кассиру достаточно нажать кнопку, ассоциированную с каким-либо товаром и в чек попадет его штрих-код, по которому по обычной схеме система распознает товар. Доступ к форме настроек осуществляется через меню "Клавиатура" приложения ShopDesk.

Перечень кнопок клавиатуры и закрепленных за ними товаров можно распечатать и поместить у кассира на видном месте. Распечатать можно в формате А4 либо прямо на чековом принтере.

 

 

Журнализация

Важной особенностью ShopDesk является журнализация действий. В журнал (формируется по каждому дню и каждому кассиру отдельно) записываются практически все действия кассира при наборе чека, корректировке количества продаваемого товара, удалении товара из списка либо полной очистке чека. Попадают в журнал также действия по вносу средств в кассу и выноса средств из кассы, распечатка отчетов, некоторая служебная информация и др. Файл журнала имеет формат “csv” и может быть открыт для анализа администратором системы обыкновенным текстовым редактором, либо Microsoft Excel, либо другим приложением, поддерживающим такой формат табличных данных.

Более подробное описание всех возможностей и настроек ShopDesk изложено в справке, включенной в дистрибутив, а также в онлайн-справке.

Themes containing this article:

Up