Данная статья предназначена для тех, кто хочет снизить возможность злоупотреблений со стороны персонала и повысить уровень контроля над действиями сотрудников, ограничить денежные и материальные потери своего предприятия.

В сфере торговли злоупотребления недобросовестных сотрудников всегда отличались масштабами, зачастую в несколько раз превышая ущерб от краж, совершаемых покупателями. Махинации происходят на протяжении всей цепочки движения товара – начиная с приемки на склад и заканчивая реализацией через кассу. Цель в таком случае всегда одна – личная выгода за счет владельца предприятия или покупателей. Возможностей воспользоваться служебным положением открывается множество. Сюда можно отнести манипуляции с кассовыми документами (возвраты товара, не проведенные через кассу или фиктивные, а также не пробитый или аннулированный чек), махинации со скидками. Благоприятным моментом для воровства является приемка товара (на склад приходуется меньшее количество товара, чем указано в накладной и т.д.). Списание «брака» и пересортица товара тоже могут служить удобным средством для злоупотреблений.

Наиболее эффективным средством профилактики злоупотреблений является разделение прав пользователей (divide et impera). Владелец бизнеса имеет возможность настраивать уровень доступа в зависимости от функциональных обязанностей и степени доверия к тому или иному сотруднику магазина. Это позволяет, во-первых, установить минимальный доступ к информации. Пользователям предоставляются только те права и те данные, которые необходимы им для выполнения служебных обязанностей. Назначение этого принципа очевидно - уменьшить ущерб от случайных или умышленных некорректных действий. Во-вторых, обозначить распределение обязанностей и полномочий, при которых сотрудники будут нести ответственность за свои действия.

Рассмотрим несколько примеров. Товаровед принимает решение о закупке того или иного товара и заносит его в систему, осуществляет качественный контроль поступающего товара и дает добро на его прием, а также отслеживает сроки годности и состояние имеющихся товаров. Ему можно назначить право доступа к справочникам товарной группы. Менеджер, основываясь на данных о текущих запасах товаров, динамике их продаж и предложениях цен у поставщиков, формирует заказы и контролирует их исполнение. Поэтому интерактивный доступ менеджеру к складским документам запрещается, но разрешается чтение для использования информации в отчетах, а также все права для работы с заказами. Также определенный сотрудник может заниматься инвентаризацией и поиском и исправлением ошибок, совершенных другими пользователями и только у него будет право на правку документов задним числом.

В ТЦУ функция разделения прав пользователей поддерживается в редакциях «Сеть» и «Ультра». Каждому пользователю присваивается логин и назначается пароль, под которым он входит в систему. Права для пользователей назначаются в карточке пользователя (Справочники -> Пользователи).

Приоритетным правом в системе обладает администратор. Именно он может назначать права другим пользователям, так же вводить новых. Только пользователь с правами администратора имеет доступ к «Справочнику пользователей». Изначально в системе имеется один пользователь, обладающий правами администратора – Коробейников С.А. с логином 1. Вы можете просто изменить логин и полное имя, а так же назначить ему пароль. Сделать это можно при входе в программу ТЦУ в окне приветствия, нажав кнопку "Сменить пароль".

Аналогичным образом устанавливаются пароль и для других пользователей. В дальнейшем каждый из пользователей может сменить пароль. Для этого сначала необходимо ввести в поле «Пароль» действующий пароль, затем нажать кнопку «Сменить пароль».

В карточке пользователя имеются три вкладки. Рассмотрим их подробнее.

Общие права.

Администратор - определяет, имеет ли пользователь права администратора, т.е. возможность редактирования всех справочников, установки контрольной точки и т.д.

Списание задолженности - определяет, имеет ли пользователь право на списание задолженности по клиентам.

Редактирование справочников товарной группы - определяет, имеет ли пользователь право редактировать справочники товаров, групп товаров, вводить новые.

Редактирование справочников клиентской группы - определяет, имеет ли пользователь право редактировать справочники клиентов, групп клиентов, вводить новых.

Редактирование справочника статей - определяет, имеет ли пользователь право на редактирование и ввод новых статей.

Редактирование справочника маршрутов - определяет, имеет ли пользователь право на редактирование и ввод новых маршрутов.

Доступ к итогам по кассе - определяет, имеет ли пользователь право на просмотр итогов по кассе: Главное меню - Операции - Итоги по кассе.

Разрешать отгружать товары в минус - определяет, имеет ли оператор право на отпуск товаров "в минус", т.е. отгружать товары, которых на складе по учету ТЦУ нет либо не хватает количества. Ситуация возможна в том случае, когда товар на точку от поставщика прибыл, но в ТЦУ не попал (не введена либо не утверждена приходная накладная).

Максимальная скидка при расходе, % - определяет, имеет ли пользователь право на скидку при отпуске товара по расходной накладной. Значение 0,00% - не имеет такого права.

Розничные цены не ниже закупочных - если пользователь имеет право на скидку, то данный параметр определяет, может ли розничная цена после скидки опуститься ниже закупочной.

Разрешить изменять курс при закупке – определяет, имеет ли данный пользователь право утверждать приходную накладную, если в ней указан курс валюты, отличный от системного.

Разрешить изменять курс при продаже – определяет, имеет ли данный пользователь право утверждать расходную накладную, если в ней указан курс валюты, отличный от системного.

Бывает ситуация, когда при попытке откатить выбранную из списка документов накладную, программа показывает сообщение: 227: Дата документа выходит за диапазон доступных дат. Настройка диапазона смены дат производится в карточке пользователя системы. Диапазон рабочих дат – определяет диапазон доступных дат, в течение которых для данного пользователя допустимо редактирование документов. Например, для кассира можно установить количество дней назад равным 0. В таком случае он будет иметь доступ только к расходным накладным и кассовым ордерам, проведенным сегодня.

Доступ к точкам и правам на операции.

В левой части вкладки выбирается торговая точка, к которой будет иметь доступ данный пользователь. Справа находится перечь операций. Здесь можно настроить права доступа текущего пользователя для выбранной точки.

Пользователь Терентьева О.А. с логином ksusha является кассиром на торговой точке Магазин САМ. В ее обязанности входит ввод товара в накладную, подсчет суммы и принятие оплаты по накладной, выдача чека, внос и вынос денежных средств. Следовательно, ей необходимо предоставить право на просмотр, редактирование и проводку расходных накладных и приходных кассовых ордеров. Затем, если в общих правах для нее указан процент скидки, необходимо предоставить право на просмотр, редактирование и проводку актов переоценки. В разделе торговых точек поместим курсор на строку, обозначенную звездочкой, и выберем из выпадающего списка необходимую торговую точку – Магазин САМ. Настроим права для пользователя ksusha.

Администратору можно оставить право на просмотр всех точек, т.к. он не работает непосредственно с документами. Чтобы быстро добавить все точки системы, нажмем кнопку «Добавить все точки». Затем кликнуть по заголовку столбца с нужной операцией. Это позволит одновременно установить флажки для всех типов документов на выбранной точке.

Находясь в этой вкладке, следует обратить внимание на один момент. Вы вводите в справочник новую торговую точку. Далее возвращаясь в главную форму (реестр товаров), оказывается, что в дереве торговых точек и групп товаров новая точка отсутствует. Это говорит о том, что данная точка недоступна для просмотра. Для доступа к ней в карточке пользователя следует настроить доступ к необходимым операциям.

Прочие права

В группе "Маршрутные листы" определяются права пользователя при работе с маршрутными листами.

Каждое действие того или иного пользователя регистрируется в «Журнале действий пользователя». В любой момент времени можно установить, кем, в какое время, какая операция была выполнена. Сотрудник, совершивший злоупотребление или ошибку, всегда будет установлен. Это существенно снижает возможность злоупотреблений со стороны персонала, и минимизирует необходимость внешнего контроля.

Подведем итог и перечислим, какие задачи помогает решить функция разделения прав пользователей.

1. Соблюдение информационной безопасности.
2. Организация разделения труда персонала.
3. Контроль над действиями всех пользователей системы.

В заключение хочется отметить, что панацеи от злоупотреблений не существует. Однако, роль эффективного учета товаров остается весьма значительной, и правильное понимание и использование возможностей, предоставляемых учетной системой, даст мощные рычаги контроля над деятельностью предприятия в целом.