Система учета в ресторанах. Описание бизнес-процессов.

Author:   Kravchenko Andriy, mail@andriy.co

Данная статья предоставляет комплексное описание системы учета как в обычных ресторанах, так и в больших ресторанных комплексах.

Нужно сказать, что к автоматизации ресторанного бизнеса мы готовились несколько лет. За это время нарабатывались необходимые программные решения. Был реализован и хорошо зарекомендовал себя на практике производственный модуль. Также имеется богатый опыт практического использования различных систем сбора заявок и заказов с внешних устройств с передачей данных по беспроводным сетям. За это время наработан значительный опыт написания качественных приложений под Android.

Выбор планшетов на основе Android

    Выбор Android-платформы не является принципиальным. В наших планах реализовать аналогичное приложение и для Apple iPad. Но если учесть несколько важных факторов, то Android-планшеты на данный момент являются предпочтительными. Перечислим факторы в пользу Android-планшетов:
  1. Соотношение цена-качество. После того, как появились качественные китайские планшеты (вообще говоря, они все китайские, так как iPad тоже производится в Китае) по очень привлекательной цене в 200-250 долларов, с отличными IPS-матрицами, то их выбор с точки зрения владельца бизнеса является грамотным экономическим решением. Если можно приобрести три планшета по цене одного iPad c сохранением характеристик, значит такой возможностью разумно воспользоваться.
  2. С точки зрения разработчика, программирования Android-систем проще, чем аналогичных систем от Apple. Временные затраты на разработку в среде Eclipse на Java оказываются примерно вдвое меньше. Это не просто субъективное мнение, это практический опыт.
  3. Разнообразие планшетов. Производители Android-планшетов предоставляют громадный спектр изделий на любой вкус (и цвет). С различным форм-фактором, дизайном и ценами. Можно остановится на таком устройстве, которое наиболее полно удовлетворит предпочтения как в характеристиках, так и в цене.
  4. Из-за умеренной цены у планшета может появиться еще несколько интересных применений. Когда в ресторан пришла семья и ожидает заказ, можно занять детей, вручив им планшет с играми. Вряд ли владелец ресторана согласится вручить детям iPad за 800 у.е. для приятных развлечений. С планшетом за 200 у.е. такое уже вполне возможно. Не стоит пояснять владельцам ресторанов, насколько для них важна удовлетворенность посетителей. Кстати, занять просмотром сайтов ожидающих заказ взрослых – тоже будет неплохо.
  5. Естественная убыль планшетов. Или проще говоря, их воровство. Вероятность этого печального события имеется. Финансовые потери, опять же, будут ниже при использовании Android-устройств.

А теперь о недостатках. Как известно, идеальных и абсолютно надежных устройств не бывает. Еще год назад можно было говорить о планшетах с некачественными матрицами, о слабых процессорах и малом времени работы у китайских изделий. Такие изделия и сейчас еще присутствуют на рынке. Но теперь появился достаточно широкий выбор действительно качественных устройств, по многим параметрам не уступающим изделиям от именитых компаний (Asus, Samsung, Acer, Sony и т.д.).

Опишем бизнес-процессы, протекающие в процессе работы ресторана.

Посетители рассаживаются за столиком, и готовы рассмотреть меню. Официант предоставляет меню и готов оказать необходимую консультацию в процессе формирования заказа. Тут возможны два варианта событий. Официант может предоставить планшет, и посетитель сам сделает необходимый заказ. Либо посетителям предоставляется традиционное меню, а официант оформляет заказ через планшет. Первый вариант может применяться для опытных посетителей, которые посещают заведение не впервые. Работа с приложением ресторанного меню описана в данной статье. После того, как заказ оформлен, и отправлен в учетную систему, на основе заказа создается цепочка документов.

    Опишем данный процесс.
  1. В ТЦУ на точке «Ресторанный зал» создается заказ от клиента (1), который введен в ресторанном меню планшета. Данный заказ от клиента сразу имеет признак утверждения, и больше не изменяется.
  2. На его основе создается расходная накладная (7). Данная расходная накладная может пополняться последующими заказами и будет проведена в конце посещения для проведения расчета.
  3. На основе клиентского заказа ресторанный зал выставляет требование на передачу (2) на кухню для блюд, которые производит кухня, а так же на бар за напитками и коктейлями (3), которые готовит бар. Таким образом, наш заказ будет расщеплен на два требования на передачу для кухни и бара (2 и 3), каждое требование содержит только те товары, за предоставление которых отвечает каждая из точек (кухня или бар). Информация о том, какое блюда на какой точке производится, содержится в карте перенаправления заказов ресторанного зала.
  4. Как только требование на передачу поступает в кухню, установленный на кухне компьютер автоматически распечатывает требование на передачу. Старший смены распределяет задачи между поварами на основе распечатанного требования на передачу.
  5. На точках «Кухня» и «Ресторанный зал» автоматически формируются накладные на передачу (5 и 6), по которым готовые изделия будут переданы в ресторанный зал для выдачи посетителю. В момент передачи готовых изделий официанту ресторанного зала старший смены на кухне проводит данную накладную (5). В процессе проводки документа автоматически формируется производственный акт (4) на передаваемые блюда. В результате производственного цикла остатки ингредиентов уменьшаются согласно рецептурным картам. Старшему смены достаточно нажать на кнопку проведения документа. Никакой дополнительной информации он не вводит. Все максимально автоматизировано.
  6. В процессе посещения клиент может сделать несколько заказов, в этом случае цикл снова повторяется, начиная с пункта 3, с той разницей, что новая расходная накладная на этого посетителя не создается, а товары из нового заказа добавляются в уже существующую открытую накладную.
  7. В конце посещения официант проводит расходную накладную (7), и печатает чек для расчета. Если у клиента имеется дисконтная карта, данные по ней вводятся через сканер штрих-кода. В чеке в итогах печатается как итоговая сумма, так и сумма скидки.
  8. После того, как клиент оплатил свое посещение, официант вносит оплаченную сумму в приходный кассовый ордер (8) по нажатию на кнопку «Оплатить» в расходной накладной.

Несколько замечаний.

Обратите внимание, на точке «Ресторанный зал» при данной схеме в реестре всегда присутствуют некоторые товары. Это те товары, которые были заказаны клиентом, после чего были приготовлены кухней либо баром, и затем были поданы клиенту. В конце посещения официант проводит расходную накладную, по которой заказанные блюда передаются в собственность клиенту, и списываются с остатков ресторанного зала. В конце рабочей смены на точке «Ресторанный зал» текущих остатков быть не должно. Нулевые остатки говорят нам о том, что все товары, переданные в ресторанный зал кухней, были получены клиентом по расходным накладным. Если на точке имеются товарные остатки, это говорит о проблеме, в которой необходимо разобраться. Как правило, эта ситуация может возникнуть в результате ручного вмешательства в процесс. ТЦУ располагает мощным набором инструментов для выяснения причины. Карточка движения товара покажет проблемный участок. Без ручного вмешательства вся схема работает исключительно надежно.

    Рассмотрим теперь схему расположения оборудования.
  1. Официант с помощью планшета принимает заказ. Второй вариант, когда сам посетитель оформляет заказ с помощью планшета.
  2. За барной стойкой также находится компьютер, с помощью которого бармен вводит продажи с бара. Чтобы облегчить процесс ввода товаров в накладную, удобно воспользоваться ламинированными карточками небольшого размера для наиболее часто используемых товаров. На карточке удобно разместить название товара и его штрих-код (как правило, собственный штрих-код). В случае, если приходит требование на передачу из ресторанного зала, то такой заказ печатается с помощью специального принтера (кухонный принтер). Бармен выполняет этот заказ, его забирает официант, и относит клиенту.
  3. На кухне также имеется компьютер с подключенным принтером. Так же автоматически, при поступлении требования на передачу из ресторанного зала, такое требование будет распечатано. Старший смены разрывает чек по товарным позициям, и раздает поварам в приготовление. После того, как заказ приготовлен, старший смены проводит накладную на передачу в ресторанный зал. Официант забирает заказ и выносит клиенту.
  4. Официант также имеет свой компьютер с подключенным принтером. Когда приходит время расчета, официант открывает расходную накладную, вводит дисконтную карту клиента, и проводит накладную. После этого печатает чек. Чек предоставляется клиенту для расчета. Клиент рассчитывается, официант вводит оплату.
    Какое оборудование необходимо.
  1. Ресторанный зал. Компьютер (установлена ТЦУ Сеть) и принтер чеков для официанта. Планшет для официанта или несколько планшетов для выдачи посетителям.
  2. Бар. Компьютер (установлена ТЦУ Сеть), принтер чеков, сканер штрих-кодов.
  3. Кухня. Компьютер (установлена ТЦУ Ультра) и принтер чеков для старшего смены.
  4. Компьютер для офиса(установлена ТЦУ Ультра). Данная машина используется администратором ресторана для ввода изделий и блюд, их рецептурных карт, карт перенаправления заказов, клиентов и их дисконтных карт. В зависимости от объема работ, таких компьютеров может быть несколько, и за ними будет работать несколько сотрудников, у которых разделены обязанности.

Таким образом, мы видим, что данные по заказу вводятся только один раз через планшет, после чего идет движение документов без какого-либо ручного ввода товаров, цен и количеств. Все максимально автоматизировано. Когда какая-либо операция исполнена, достаточно провести документ однократным нажатием кнопки. Это занимает минимум времени.

Какие мы получаем преимущества?

Полный контроль над товарными остатками в реальном времени. Мы всегда знаем, какие ингредиенты имеются в распоряжении кухни, мы всегда знаем, какие нам необходимы закупки. Мы контролируем остатки кассы бара и ресторанного зала. В любой момент мы можем снять остаток кассы и сверить его с расчетным значением. Фактически мы контролируем все процессы.

Масштабируемость.

Данная схема имеет практически неограниченные резервы роста. Если в зале нужно увеличить количество официантов, или у нас увеличивается количество залов, или добавляется еще одна кухня – ТЦУ без проблем сможет учитывать все особенности вашего ресторанного комплекса.

Прибыль.

Если клиенту не удалось быстро подозвать официанта, он может передумать и отказаться от своего пожелания. В результате ресторан упускает прибыль. На наш взгляд, наиболее удачной является схема, при которой официант всегда присутствует в ресторанном зале, следит за залом, и готов принять клиентский заказ в любой момент времени. После того, как заказ принят, сотрудник, отвечающий за сервировку, вынесет из кухни готовое блюдо. Мы имеем разделение обязанностей. Один сотрудник присутствует в зале постоянно и неотлучно, второй отвечает за вынос блюд и сервировку. Как показывает практика, такая схема позволяет двум людям эффективно обслужить зал из 8-10 столиков при самой высокой нагрузке. Постоянное присутствие официанта в зале приводит к тому, что любое пожелание клиента будет исполнено безотлагательно. Это прямое увеличение выручки и, как следствие, прибыли. При этом удовлетворенность клиента также будет на высоте.

Что мы исключаем? Задержки и путаницу.

Что получаем? Репутацию и прибыль.

Up