Несмотря на полную интеграцию с основной учетной системой ТЦУ ShopDesk ведет учет по кассе автономно. Схема двойного контроля за кассой рабочего места кассира (РМК) увеличивает достоверность учета, повышает степень ответственности кассира, не позволяя использовать различные схемы по торговле товаром в обход учетной системы.
Рассмотрим подробнее, как формируются отчеты и проводится сверка.
В конце смены формируются X и Z-отчеты. Если кассиру не предоставлены права на доступ к итогам, отчеты делает сотрудник с наличием этих прав, например старший кассир.
X-отчет – это отчет без обнуления остатков, предназначенный для контроля работы кассира. Этот отчет показывает, какие операции и какие суммы были проведены в течении смены на текущий момент (внос и вынос средств из кассы, подсчеты сумм по чекам). Выпускать Х-отчет в течении смены можно многократно.
Z-отчет представляет собой итоговые значения по всем операциям, сделанным в течение смены: сумма всех вносов, сумма выручки и сумма всех выносов. При выпуске этого отчета в системе удаляются все "проводки", т.е. информация о проданных товарах, выпущенных чеках, операциях по вносу и выносу. Выпуск этого отчета отражает закрытие смены (конец рабочего дня).
Перед выпуском Z-отчета необходимо произвести вынос средств из кассы.
Согласно сумме выручки X и Z-отчетов кассир обязан сдать кассу ответственному лицу (старшему кассиру).
Начальный и самый быстрый этап сверки заключается в следующем. В основной учетной системе ТЦУ формируется отчет «Кассовые обороты». Обратите внимание, что необходимо установить фильтр по статье, которая указана в ShopDesk.
Если сумма по приходу в кассовых оборотах совпадает с суммой выручки в Z-отчете, уже на данном этапе сверку можно считать законченной.
Рассмотрим случаи, когда в суммах отчетов существуют расхождения.
1.Сумма по приходу в кассовых оборотах меньше, чем сумма выручки в Z-отчете.
Прежде всего, необходимо установить на каком этапе возникли расхождения – во время формирования расходных накладных или в момент оплаты. Выпустим «Отчет по отгрузкам». Сумма розничная, на которую были отгружены товары, соответствует сумме в Z-отчете. Это значит, что все файлы чеков, сформированных ShopDesk, были признаны корректными и на основе их были созданы расходные накладные в основной учетной системе. Следовательно, расхождения в суммах возникли из-за того, что не по всем расходным накладным была произведена оплата.
В случае, если сумма отгрузки меньше, чем сумма выручки в Z-отчете, значит имеются неутвержденные расходные накладные.
В обоих случаях необходимо открыть журнал tcu2_server.log, который находится в папке торгового сервера, и с его помощью определить, по каким причинам не был утвержден данный документ. Затем устранить данную причину, утвердить в ТЦУ документ самостоятельно. Если это была расходная накладная, необходимо также произвести по ней оплату вручную.
2. Сумма по приходу в кассовых оборотах больше, чем сумма выручки в Z-отчете.
Такое возможно, если каким-либо пользователем учетной системы вручную, минуя ShopDesk, был создан приходной кассовый ордер по такой же статье. Установить такой документ можно, проверив наличие связанных документов для приходных кассовых ордеров, созданных за смену.
Еще одна причина, по которой не все файлы чеков попали в основную учетную систему ТЦУ, заключается в том, что в течении смены ShopDesk работал в режиме OFFLINE. В данном режиме GRR-файлы не передаются торговому серверу, а накапливаются в локальном OFFLINE-каталоге (Shopdesk\offline\GRR\). Эти файлы необходимо передать штатными средствами ShopDesk в обработку торговому серверу ТЦУ либо любым другим способом, удобным администратору учетной системы, вплоть до передачи их электронной почтой либо с помощью перемещения на магнитных и электронных носителях. Подробнее о работе ShopDesk с основной и резервной базами данных можно узнать, обратившись по ссылке.