Ця стаття призначена для тих, хто хоче знизити можливість зловживань з боку персоналу і підвищити рівень контролю над діями співробітників, обмежити грошові та матеріальні втрати свого підприємства.
У сфері торгівлі зловживання недобросовісних співробітників завжди відрізнялися масштабами, найчастіше в кілька разів перевищуючи збиток від крадіжок, скоєних покупцями. Махінації відбуваються протягом всього ланцюжка руху товару - починаючи з приймання на склад і закінчуючи реалізацією через касу. Мета в такому випадку завжди одна - особиста вигода за рахунок власника підприємства або покупців. Можливостей скористатися службовим становищем відкривається безліч. Сюди можна віднести маніпуляції з касовими документами (повернення товару, не проведені через касу або фіктивні, а також не пробитий або анульований чек), махінації із знижками. Сприятливим моментом для злодійства є прийом товару (на склад оприбутковується менша кількість товару, ніж зазначено у накладній і т.д.). Списання «браку» і пересортиця товару теж можуть служити зручним засобом для зловживань.
Найбільш ефективним засобом профілактики зловживань є поділ прав користувачів (divide et impera). Власник бізнесу має можливість налаштовувати рівень доступу в залежності від функціональних обов'язків та ступеня довіри до того чи іншого співробітника магазина. Це дозволяє, по-перше, встановити мінімальний доступ до інформації. Користувачам надаються тільки ті права і ті дані, які необхідні їм для виконання службових обов'язків. Призначення цього принципу очевидно - зменшити збитки від випадкових або навмисних некоректних дій. По-друге, позначити розподіл обов'язків і повноважень, при яких співробітники будуть нести відповідальність за свої дії.
Розглянемо кілька прикладів. Товарознавець приймає рішення про закупівлю того чи іншого товару і заносить його в систему, здійснює якісний контроль товару, що надходить і дає добро на його прийом, а також відстежує строки придатності і стан наявних товарів. Йому можна призначити право доступу до довідників товарної групи. Менеджер, грунтуючись на даних про поточні запаси товарів, динаміці їх продажів і пропозиціях цін у постачальників, формує замовлення і контролює їх виконання. Тому інтерактивний доступ менеджеру до складських документів забороняється, але дозволяється читання для використання інформації у звітах, а також всі права для роботи із замовленнями. Також певний співробітник може займатися інвентаризацією і пошуком і виправленням помилок, зроблених іншими користувачами і тільки у нього буде право на редагування документів заднім числом.
У ТЦУ функція розподілу прав користувачів підтримується в редакціях «Мережа» і «Ультра». Кожному користувачеві привласнюється логін і призначається пароль, під яким він входить в систему. Права для користувачів призначаються в картці користувача (Довідники -> Користувачі).
Пріоритетним правом в системі володіє адміністратор. Саме він може призначати права іншим користувачам, так само вводити нових. Тільки користувач з правами адміністратора має доступ до «Довідника користувачів». Спочатку в системі є один користувач, що володіє правами адміністратора - Коробейников С.А. з логіном 1. Ви можете просто змінити логін і повне ім'я, а так само призначити йому пароль. Зробити це можна при вході в програму ТЦУ у вікні привітання, натиснувши кнопку "Змінити пароль".
Аналогічним чином встановлюються пароль і для інших користувачів. Надалі кожен з користувачів може змінити пароль. Для цього спочатку необхідно ввести в поле «Пароль» діючий пароль, потім натиснути кнопку «Змінити пароль».
У картці користувача є три вкладки. Розглянемо їх докладніше.
Общие права.
Адміністратор - визначає, чи має користувач права адміністратора, тобто можливість редагування всіх довідників, установки контрольної точки і т.д.
Списання заборгованості - визначає, чи має користувач право на списання заборгованості по клієнтах.
Редагування довідників товарної групи - визначає, чи має користувач право редагувати довідники товарів, груп товарів, вводити нові.
Редагування довідників клієнтської групи - визначає, чи має користувач право редагувати довідники клієнтів, груп клієнтів, вводити нових.
Редагування довідника статей - визначає, чи має користувач право на редагування і введення нових статей.
Редагування довідника маршрутів - визначає, чи має користувач право на редагування і введення нових маршрутів.
Доступ до підсумків по касі - визначає, чи має користувач право на перегляд підсумків по касі: Головне меню - Операції - Підсумки по касі.
Дозволити відвантажувати товари в мінус - визначає, чи має оператор право на відпустку товарів "в мінус", тобто відвантажувати товари, яких на складі по обліку ТЦУ немає або не вистачає кількості. Ситуація можлива в тому випадку, коли товар на точку від постачальника прибув, але в ТЦУ не потрапив (не введена або не затверджена прибуткова накладна).
Максимальна знижка при відвантаженні, % - визначає, чи має користувач право на знижку при відвантаженні товару за видатковою накладною. Значення 0,00% - не має такого права.
Роздрібні ціни не нижче закупочних - якщо користувач має право на знижку, то даний параметр визначає, чи може роздрібна ціна після знижки опуститися нижче закупівельної.
Дозволити змінювати курс під час закупівлі – визначає, чи має даний користувач право затверджувати прибуткову накладну, якщо в ній зазначений курс валюти, відмінний від системного.
Дозволити змінювати курс під час продажу – визначає, чи має даний користувач право затверджувати видаткову накладну, якщо в ній зазначений курс валюти, відмінний від системного.
Буває ситуація, коли при спробі відкотити обрану зі списку документів накладну, програма показує повідомлення: 227: Дата документа виходить за діапазон доступних дат. Налаштування діапазону зміни дат проводиться в картці користувача системи. Діапазон робочих дат – визначає діапазон доступних дат, протягом яких для даного користувача допустимо редагування документів. Наприклад, для касира можна встановити кількість днів назад рівним 0. У такому випадку він буде мати доступ тільки до видаткових накладних і касових ордерів, проведених сьогодні.
Доступ до точок і прав на операції.
У лівій частині вкладки вибирається торгова точка, до якої буде мати доступ даний користувач. Справа знаходиться супереч операцій. Тут можна налаштувати права доступу поточного користувача для вибраної точки.
Користувач Терентьєва О.А. з логіном ksusha є касиром на торговій точці Магазин САМ. В її обов'язки входить введення товару в накладну, підрахунок суми та прийняття оплати за накладною, видача чека, внесення та винесення грошових коштів. Отже, їй необхідно надати право на перегляд, редагування і проводку видаткових накладних та прибуткових касових ордерів. Потім, якщо в загальних правах для неї вказаний відсоток знижки, необхідно надати право на перегляд, редагування і проводку актів переоцінки. У розділі торгових точок помістимо курсор на рядок, позначену зірочкою, і виберемо зі списку необхідну торгову точку - Магазин САМ. Налаштуємо права для користувача ksusha.
Адміністратору можна залишити право на перегляд усіх точок, тому що він не працює безпосередньо з документами. Щоб швидко додати всі точки системи, натиснемо кнопку «Додати всі точки». Потім клікнути по заголовку стовпця з потрібною операцією. Це дозволить одночасно встановити прапорці для всіх типів документів на вибраній точці.
Знаходячись в цій вкладці, слід звернути увагу на один момент. Ви вводите в довідник нову торговельну точку. Далі повертаючись в головну форму (реєстр товарів), виявляється, що в дереві торгових точок і груп товарів нова точка відсутня. Це говорить про те, що дана точка недоступна для перегляду. Для доступу до неї в картці користувача слід налаштувати доступ до необхідних операцій.
Інші права
У групі "Маршрутні листи" визначаються права користувача при роботі з маршрутними листами.
Кожна дія того чи іншого користувача реєструється в «Журналі дій користувача». У будь-який момент часу можна встановити, ким, в який час, яка операція була виконана. Співробітник, який учинив зловживання або помилку, завжди буде встановлений. Це істотно знижує можливість зловживань з боку персоналу, і мінімізує необхідність зовнішнього контролю.
Підіб'ємо підсумок і перерахуємо, які завдання допомагає вирішити функція розподілу прав користувачів.
- Дотримання інформаційної безпеки.
- Організація розподілу праці персоналу.
- Контроль над діями всіх користувачів системи.
На закінчення хочеться відзначити, що панацеї від зловживань не існує. Однак, роль ефективного обліку товарів залишається досить значною, і правильне розуміння і використання можливостей, що надаються обліковою системою, дасть потужні важелі контролю над діяльністю підприємства в цілому.