Зробити якісний (достовірний) переоблік в стислі терміни - досить складне завдання. Терміни переобліку безпосередньо впливають на фінансовий результат. Вклались з переоблік за ніч, на ранок магазину працює в звичайному режимі - це дуже добре. А якщо не вклались, є два рішення. Перше рішення - незважаючи ні на що, переоблік закінчити, рішення другому - переоблік скасувати. Чи потрібно говорити, що ні перше, ні друге рішення не здатні викликати почуття глибокого задоволення?
Як робиться переоблік без терміналу збору даних?
1. Формуємо відомість на переоблік (Вкладка «Головна» - «Майстер звітів» - «Відомість залишків», варіант звіту «Відомість на переоблік»). При цьому формується перелік товарів розбитий на групи із зазначенням поточного кількості та ціни, з порожньою графою кількості по переоблік для запису від руки.
2. Вписуємо переоблікові значення.
3. Створюємо новий акт перерахунку залишків, додаємо товари вручну або автоматично (в ТЦУ є така можливість), проставляємо кількість по переоблік згідно відомості, затверджуємо акт перерахунку залишків.
Що в результаті маємо?
1. Витрати часу на пошук товару по роздрукованим аркушам.
2. Можливі помилки при виборі товарних позицій.
3. Витрати часу на введення кількості в акт перерахунку залишків оператором.
4. Можливі помилки оператори при введенні кількості в акт перерахунку.
Як бачимо, зробити якісний безпомилковий переоблік в стислі терміни дуже важко. Десь неправильно порахували, десь не туди вписали кількість, десь оператор помилився при введенні даних з листа (написали нерозбірливі) і пішло-поїхало. Помилка накладається на помилку і від переобліку до переобліку дані, що називається, гуляють. Керівництво не знає, на якому воно світі знаходиться, невпевненість і нервозність - їх вірні супутники.
Поговоримо тепер про те, як вирішувати цю проблему.
Рішення досить просте - використовувати термінал збору даних (ТЗД). ТЗД дозволить вам по штрих-коду визначити, який це товар, ввести підрахувати кількість, вивантажити дані в основну облікову систему, автоматично сформувати акт перерахунку залишків і провести його. «Товари, ціни, облік ...» (ТЦУ) на даний момент підтримує роботу з терміналом CipherLab 8001
Окреслимо основні операції при проведенні переоблік з використанням терміналу збору даних.
1. Формування акту перерахування залишків.
Переоблік можна проводити не по всьому магазину, а, наприклад, по обраній групі товарів, або товарів, обраних довільно, що не належить певній групі. Для цього перебуваючи в «Реєстрі товарів» виберемо товари, які ми хочемо перерахувати. Це зручно зробити, просто відзначаючи товари мишею, використовуючи клавіші Shift та Control при необхідності.

2. Відкриється акт перерахунку залишків, в якому будуть присутні вибрані товари
Зверніть увагу, в колонку «Кількість» вже підставлена поточна кількість.

3. На контекстної вкладці в групі «Термінал збору даних» виберемо пункт «Вивантаження в ТЗД". Відкриється діалогове вікно для роботи з терміналом.

Встановіть термінал на підставку, виберіть послідовно пункти меню 3 і 8 у терміналі (це переведе його в режим запису) і натисніть кнопку «Завантажити дані в термінал». Процес завантаження пройде за кілька секунд. Термінал готовий до роботи.
4. Підносіть термінал до штрих-коду товару, скануйте його. Термінал визначе товар - вводіть потрібну кількість. Процес визначення товару по штрих-коду відбувається практично миттєво, від пошуку потрібного назви в 50 аркушах переоблікової відомості ви тепер урятовані.
5. Після того, як дані в термінал введені, проведемо зворотну операцію - завантаження даних з терміналу.
Для цього знову встановіть його на підставку і виберіть пункт меню «Завантаження з ТЗД». Відкриється вже знайомий нам діалог, тільки тепер активна кнопка читання даних.

Читання.

Як ми можемо помітити, дані в колонці «Кількість після» не збігаються з даними колонки «Кількість», тобто є розбіжності між обліковими і реальними залишками. Розбіжності можуть бути викликані різними причинами: помилки в обліку (неправильно пріходовалі-витрачав) і помилки при підрахунку (неправильно підрахували, чогось при переобліку не знайшли, а воно лежить в іншому місці і т.д.) Не забуваємо так само про крадіжки.
Як вчинити в цій ситуації. Самое логічне рішення - перевірити розбіжності. Для цього скористаємося пунктом «Очистити співпалі» у групі «Термінал збору даних».

залишаться тільки записи із розбіжностями кількості. Після цього повторимо вивантаження даних в термінал, у результаті в термінал потраплять тільки товари, у яких є розбіжності та перевірити їх. Для цього повторимо кроки, описані в пунктах 3,4 та 5.

Основна ідея цієї статті - проведення переобліку з повторною перевіркою розбіжностей , яка при використанні терміналу досить легко реалізовується. Достовірність переобліку в цьому випадку значно підвищується, кількість помилок при введенні даних знижується на порядок. Приблизна схема переобліку наведена нижче на малюнку.