Ведение переучета с помощью терминала сбора данных в продуктовом магазине.

Автор:   Кравченко Андрей, mail@andriy.co

Сделать качественный (достоверный) переучет в сжатые сроки – достаточно сложная задача. Сроки переучета напрямую влияют на финансовый результат. Уложились с переучетом за ночь, на утро магазина работает в обычном режиме – это очень хорошо. А если не уложились, есть два решения. Первое решение – несмотря ни на что, переучет закончить, решение второе – переучет отменить. Нужно ли говорить, что ни первое, ни второе решения не способны вызвать чувство глубокого удовлетворения? Как делается переучет без терминала сбора данных?
1.    Формируем ведомость на переучет (Вкладка «Главная» - «Мастер отчетов» - «Ведомость остатков», вариант отчета «Ведомость на переучет»). При этом формируется перечень товаров разбитый на группы с указанием текущего количества и цены, с пустой графой количества по переучету для записи от руки.

2.    Вписываем переучетные значения.
3.    Создаем новый акт пересчета остатков, добавляем товары вручную либо автоматически (в ТЦУ имеется такая возможность), проставляем количество по переучету согласно ведомости, утверждаем акт пересчета остатков.
Что в результате имеем.
1.    Затраты времени на поиск товара по листам распечатки.
2.    Возможные ошибки при выборе товарных позиций.
3.    Затраты времени на ввод количества в акт пересчета остатков оператором.
4.    Возможные ошибки операторы при вводе количества в акт пересчета.
Как видим, сделать качественный безошибочный переучет в сжатые сроки очень тяжело. Где-то неправильно посчитали, где-то не туда вписали количество, где-то оператор ошибся при вводе данных с листа (написали неразборчиво) и пошло поехало. Ошибка накладывается на ошибку и от переучета к переучету данные, что называется, гуляют. Руководство не знает, на каком оно свете находится, неуверенность и нервозность – ваши верные спутники.
Поговорим теперь о том, как решать данную проблему.
Решение достаточно простое – использовать терминал сбора данных (ТСД). ТСД позволит вам по штрих-коду определить, какой это товар, ввести подсчитанное количество, выгрузить данные в основную учетную систему, автоматически сформировать акт пересчета остатков и провести его. «Товары, цены, учет…» (ТЦУ) на данный момент поддерживает работу с терминалом  CipherLab 8001

Опишем основные операции при проведении переучета с использованием терминала сбора данных.
1.    Формирование акта пересчет остатков.
Переучет можно проводить не по всему магазину, а, например, по выбранной группе товаров, или товарам, выбранным произвольно,  не принадлежащим определенной группе. Для этого находясь в «Реестре товаров» выберем товары, которые мы хотим пересчитать. Это удобно сделать, просто отмечая товары мышью, используя клавиши Shift и Control при необходимости.
 

2.    Откроется акт пересчета остатков, в котором будут присутствовать выбранные товары
Обратите внимание, в колонку «Количество» уже подставлено текущее количество.

3.    На контекстной вкладке в группе «Терминал сбора данных» выберем пункт «Выгрузка в ТСД".  Откроется диалог для работы с терминалом.
 

Установим терминал на подставку, выберем последовательно пункты меню 3 и 8 в терминале (это переведет его в режим записи), и нажмем кнопку «Загрузить данные в терминал». Процесс загрузки пройдет за несколько секунд. Терминал готов к работе.
4.    Подносим терминал к штрих-коду товара, сканируем его. Терминал определяет товар, вводим нужное количество. Процесс определения товара по штрих-коду происходит практически мгновенно, от поиска нужного наименования в 50 листах переучетной ведомости вы теперь избавлены.
5.    После того, как данные в терминал введены, произведем обратную операцию – загрузку данных из терминала.
Для этого снова установим его на подставку и выберем пункт меню «Загрузка из ТСД». Откроется уже знакомый нам диалог, только теперь активна кнопка чтения данных.
 

Произведем чтение.
 

Как мы можем заметить, данные в столбце «Количество после» не совпадают с данными из столбца «Количество», то есть имеются расхождения между учетными и реальными остатками. Расхождения могут быть вызваны различными причинами:  ошибки в учете (неправильно приходовали-расходовали) и ошибки при подсчете (неправильно подсчитали, чего-то при переучете не нашли, а оно лежит в другом месте и т.д.) Не забываем так же о воровстве.
Как поступить в этой ситуации. Самое логичное решение – перепроверить расхождения. Для этого воспользуемся пунктом «Очистить совпадающие» в группе «Терминал сбора данных».

Останутся только записи с расхождениями количества. После этого повторим выгрузку данных в терминал, в результате в терминал попадут только товары, у которых имеются расхождения и перепроверим их. Для этого повторим шаги, описанные в пунктах 3,4 и 5.

    Основная идея данной статьи – производство переучета с повторной перепроверкой расхождений, которая при использовании терминала достаточно легко реализуема. Достоверность переучета в этом случае значительно повышается, количество ошибок при вводе данных снижается на порядок. Примерная схема переучета приведена ниже на рисунке.

На данный момент мы создали специальное приложение, которое превращает обычный телефон на базе Google Android в терминал сборе данных. Подробнее о нем Вы можете узнать здесь

Вверх